Шаг 1. Создание орг. структуры

Организационная структура - иерархия компании, подразумевающая взаимосвязь сотрудников и распределение ответственности, прав и обязанностей. Структура построения основывается на открытии Организации для ведения всей вашей деятельности в системе.

Организация — подразделение юридического лица, осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Организации (филиалы) наделяют имуществом, создавшее их юридическое лицо, и действует они на основании утверждённых им положений.

Физические лица - сотрудники вашей Организации, имеющие доступ к системе.

Штат или штатная единица — это постоянный состав сотрудников организации, предприятия. Штаты дают возможность обозначать объем просматриваемой пользователем информации (только свою, своей группы или всей организации).

Пользователь - сотрудник или же лицо, которое имеет учетные данные (логин и пароль) для входа в систему.

Роль - сущность, чаще всего определяется как позиция вашей штатной единицы, за которой могут закрепляться различного рода доступы в системе.

С чего начать создание орг. структуры?

Вы, являясь администратором системы, должны будете войти под своими учетными данными в систему, где учетные данные администратора будут выданы, после покупки Лицензий.
После входа в систему, вам необходимо будет создать Организацию, для того чтобы, в дальнейшем, вести учет всех данных в своей Организации
Как только вы создали Организацию, вам будет необходимо добавить сотрудников, которые работают в вашей Организации, а также распределить соответствующую ответственность каждого и выдать необходимые доступы для того чтобы они также могли начать пользоваться системой

Предисловие:

Создание и настройка сущностей ведется вашим администратором системы.
Администратор системы с логином admin не может производить никакие транзакции (проводки) в системе. Проводки подразумевают формы создания или изменения сущностей с кнопкой Провести, где данная кнопка дает возможность проводить транзакцию в системе. Ниже приведен пример формы с кнопкой Провести.

Организация

Организация — это самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, не имеющий в своем составе других юридических лиц, который осуществляет торговую и/или производственную деятельность и связанные с ней услуги.

Как создать Организацию?

Перейдите в меню Главное -> Организации -> Создать

В открывшейся форме, заполните данные:

Обязательные поля для заполнения:

Организация - название вашей Организации
Базовая валюта - валюта, с которой работает ваша Организация
Юридическое лицо - лицо, на которое была оформлена ваша Организация. Для добавления юридического лица в текущей форме нажмите на кнопку Добавить

Опциональные поля для заполнения:

Часовой пояс - временная зона, по которой работает ваше местное время
Порядковый номер - номер, который указывается для последовательности расположения Организаций в списке всех Организаций

Флаги:

Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
- Активный - статус, при котором сущность функционирует
- Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует
НДС - косвенный налог изъятия в бюджет государства части добавленной стоимости товара, работы или услуги. Принимает два значения:
- Является плательщиком НДС - случай, когда ваша Организация платит налог. При выборе текущего флага вам также будет необходимо указать Ставку НДС (%)
- Не является плательщиком НДС - случай, когда ваша Организация не платит налог
Акциз - косвенный налог, налагаемый в момент производства на товары массового потребления внутри страны. Принимает два значения:
- Ставка акциза (%) - процентная сумма косвенного налога
- Счет акцизной дебиторской задолженности - счет, по которому будет вестись учет акцизного налога

Проверьте все введенные данные и нажмите на кнопку Сохранить

Как добавить Юридическое лицо в форме создания Организации?

После того как вы нажали на кнопку Добавить в форме создания Организации, откроется форма создания юридического лица. При создании юридического лица для организации, вам достаточно заполнить следующие данные:

Обязательные поля для заполнения:

Полное название - название вашего юридического лица

Опциональные поля для заполнения:

ИНН - Идентификационный номер налогоплательщика, в вашем случае, вашего юридического лица

Впишите свой ИНН и нажмите на кнопку Поиск, после чего вся информация о вашем юридическом лице будет перенесена в соответствующие поля текущей формы.

Расчетный счет - ваша учетная запись в банке для учета всех ваших денежных операциях в нашей системе

Все остальные поля в форме Юридическое лицо (создание) могут быть заполнены опционально.

После заполнения данных нажмите на кнопку Сохранить

После того как вы создали Организацию вам нужно будет в нее войти, для того чтобы начать вести учет данных в вашей собственной Организации. Для того чтобы войти в свою Организацию, после ее создания, обновите страницу (F5 - горячая клавиша обновления страницы в браузере Google Chrome) и в правом верхнем углу нажмите на кнопку Администрирование и выберите из списка ранее созданную Организацию. Ниже в гиф анимации показан пример:

Поздравляем, вы успешно настроили вашу Организацию. Следующим пунктом для завершения текущего шага, вам необходимо настроить Рабочую силу.

Рабочая сила

Рабочая сила или же рабочий персонал - сущности, которые являются неотъемлемой частью Орг. структуры вашей Организации. Рабочая сила в нашей системе вбирает в себя такие сущности:

Настройка каждой из сущностей является уникальной, но в большинстве случаев, в связи с тем что система больше нацелена на сектор автоматизации оптовой и розничной торговли, работа с вышеуказанными сущностями будет похожей.

Физические лица

Физические лица - это сотрудники, работающие в вашей Организации. Физическими лицами могут также выступать ваши Поставщики и Клиенты. Для того чтобы вести их учет, вам необходимо занести список всех физических лиц в систему.

Занести список физических лиц можно, либо добавляя в систему каждое физическое лицо вручную, либо же импортировать список всех ваших физических лиц в систему.

При первом запуске системы, лучше всего выбрать метод импорта всех данных о физических лицах, так как данный процесс займет меньше времени.

Если у вас имеются несколько Организаций, добавление физических лиц лучше осуществлять на уровне Администрирования, так как добавив всех сотрудников всех организаций, далее перейдя в нужную из Организаций, вы сможете прикрепить необходимых сотрудников к соответствующей Организации.

Подробности о разделении понятий Администрирование и Организации, вы можете получить, перейдя по ссылке.

Как внести список всех необходимых физических лиц (сотрудников) в систему при помощи импорта?

Перейдите в меню Справочники -> Физические лица -> Импорт

В открывшейся форме, нажмите на кнопку Шаблон, для того чтобы скачать файл для заполнения данных о ваших сотрудниках

Откройте скачанный шаблон и заполните необходимые данные

Обязательные поля для заполнения:

Имя - имя вашего сотрудника

Важно!

При внесении данных о ваших сотрудниках в таблицу Excel, оставьте колонку ИД контрагента пустой.
Поле Пол - принимает только два значения M и F, где:
- M - Male (мужской)
- F - Female (женский)

Загрузите файл с данными в систему, для этого нажмите на кнопку Перетащите файл сюда или кликните для выбора файл
Нажмите на кнопку Загрузить и Сохранить, после чего в списке всех физических лиц у вас появятся все ваши сотрудники, внесенные вами в таблице Excel

Штат

После добавления ваших сотрудников (физических лиц) в систему, вам нужно будет настроить штатные единицы. Настройка штата подразумевает:

Как создать штат?

Важно! Штат создается только на уровне Организации!

Перейдите в меню Справочники -> Штат -> Создать

В открывшейся форме, заполните поля:

Обязательные поля для заполнения:

Название - наименование вашего штата.

Зачастую, чтобы легче было работать с наименованиями, лучше всего указывать название вашего штата как название позиции вашей роли. Например, если у вас имеется роль с названием Экспедитор, то штат можно будет назвать как Экспедитор 1-го разряда. Для более точной информации, можно добавлять в название штата, название вашей рабочей зоны.

Опциональные поля для заполнения:

Код - уникальный код, который используется для поиска текущего штата в списке всех доступных штатов. Также данное поле служит ключом для идентификации штатов при интеграции с внешними системами
Роли - сущность, за которой закрепляются определенного рода доступы. В данной форме, вы можете указать уже имеющуюся системную роль (например, торговый представитель, мерчандайзер и т.д.)

Для удобства, вы сразу можете закреплять определенную роль за штатом, что даст возможность данному штату доступ к определенным формам.

Пользователь - сотрудник, который имеет учетные данные для входа в систему. В данной форме, так как вы еще не создавали пользователя, данный пункт пропускается.
Рабочие зоны - рабочая территория сотрудников, которая служит для разделения всех рабочих процессов по реализации товаров. В данной форме, вы можете закрепить текущий штат за несколькими рабочими зонами.
Руководитель - ответственное лицо за текущим штатом.

Флаги:

Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
- Активный - статус, при котором сущность функционирует
- Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует

После заполнения необходимых данных, нажмите на кнопку Сохранить

Пример, при создании штата с ролью Экспедитор, обычно прикрепляют к нескольким рабочим зонам, так как экспедиторы могут выезжать в различные торговые точки, расположенные в различных рабочих зонах.

Выдача доступов к формам

Штатам выдается доступ к формам для того, чтобы открыть доступ к определенному количеству форм.

В форме Штаты, кликните на ранее созданный вами штат и нажмите на кнопку Доступ к формам

В открывшейся форме, вам будут доступны наименования форм в колонке Название, для которых вы можете выдать доступ вашим штатам на работу с текущими формами.
- Колонка Показать все - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается полный доступ на возможность просматривать все документы выбранной формы для текущего штата.
- Колонка Показать данные по рабочим зонам - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается доступ на возможность просматривать формы, которые были закреплены за рабочими зонами, за которой также был закреплен текущий штат.
- Колонка Показать мои данные - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается доступ на возможность просматривать документы текущей формы, доступные только для текущего штата.
По завершению выдачи доступов, нажмите на кнопку Сохранить

Штату с ролью Оператор, желательно открыть доступ на просмотр всех форм, так как оператор в вашей системе должен постоянно работать с различными рода документами.

Пункт Показать данные по рабочим зонам выбирается в том случае, когда вы хотите выдать доступ оператору, которому должна быть доступна информацию только одной рабочей зоны.

Пользователи

Пользователь - сотрудник, который входит в вашу систему под учетными данными.

Как только были созданы соответствующие пользователи (логин и пароль), сотрудники смогут войти под своими учетными данными.

Как создать пользователя?

Перейдите в меню Главное -> Пользователи -> Создать

В открывшейся форме, вам достаточно будет заполнить следующие поля

Обязательные поля для заполнения:

Ф.И.О. - фамилия, имя и отчество пользователя
Физическое лицо - сотрудник, который был добавлен в систему путем импорта, в самом начале текущей статьи. То есть, физическое лицо, будет закреплено за текущим пользователем системы.
Логин - логин для авторизации в системе
Пароль - пароль для авторизации в системе
Штат - позиция, на которую будет определен текущий пользователь.

Опциональные поля для заполнения:

Код - уникальный код, который используется для поиска текущего пользователя в списке всех доступных пользователей. Также данное поле служит ключом для идентификации пользователей при интеграции с внешними системами
Руководитель - ответственное лицо, которое будет отвечать за текущего пользователя
Часовой пояс - временная зона, в которой будет работать текущий пользователь
Email - почтовый ящик

Флаги:

Пол - половой признак пользователя. Принимает два значения:
- Мужской
- Женский
Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
- Активный - статус, при котором сущность функционирует
- Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует

а также поля:

Логин пользователя e-factura - логин для доступа в систему Faktura.uz
Пароль пользователя e-factura - пароль для доступа в систему Faktura.uz

Faktura.uz - сервис, при помощи которого вы можете вести свой документооборот в системе. Имея доступ к данному сервису, вы сможете отправлять счет-фактуры своим клиентам через систему Smartup X.

После заполнения необходимых данных нажмите на кнопку Сохранить

Роли

Роль - сущность, за которой могут закрепляться различного рода доступы в системе. По умолчанию, в системе уже имеются роли. Наличие прикрепленных ролей к штату или пользователю недостаточно, так как вам также нужно будет настроить необходимые доступы для каждой из роли, для того чтобы разграничить доступы.

Выдача доступов для ролей

Выдача доступов для ролей нужна для того, чтобы пользователи, за которыми закреплены роли, могли выполнять определенные действия в системе. Доступы выдаются для возможности выполнять операции или же возможности просматривать определенные формы с дальнейшей настройкой действий кнопок.

Для того чтобы выдать доступ для определенной роли на возможность выполнять определенные операции (оформлять заказ, отслеживать пользователей и т.д.):

Перейдите в меню Главное -> Пользователи -> Роли

В открывшейся форме кликните на роль, для которой хотите настроить доступ, и нажмите на кнопку Изменить

Затем, переводите положение тумблера в положение да для тех форм, для которых хотите открыть доступ на выполнение соответствующих операций.

Например, если вы хотите выдать доступ роли Экспедитор возможность выполнять доставку, то вам нужно переключить положение тумблера в положение да напротив поля Доставка. Ниже, в гиф анимации показан пример выполнения

После выдачи необходимых доступов нажмите на кнопку Сохранить

Для того чтобы выдать доступ для определенной роли на возможность просматривать нужные формы, а также выдавать доступ на выполнение определенных действий (нажатие кнопок)

Перейдите в меню Главное -> Пользователи -> Роли

В открывшейся форме кликните на роль, для которой хотите настроить доступ, и нажмите на кнопку Прикрепление -> Прикрепление доступов

Вам будут доступны пункты Прикрепленные и Доступные, в которых буду располагаться список прикрепленных и доступных форм для прикрепления к текущей роли соответственно

Перейдите в пункт Доступные. кликните на форму, которую хотите прикрепить и нажмите на кнопку Прикрепить

После прикрепления данной формы, вам необходимо будет выдать доступ к действиям кнопок, для этого, уже в пункте Прикрепленные, кликните на форму и нажмите на кнопку Далее

В открывшейся форме вам нужно будет выдать доступ на возможность выполнять определенные действия с текущей формой. Кликните на кнопку, для того чтобы активировать доступ к действию или же установить флаг напротив формы

Если кнопка подсвечивается Зеленым цветом, то у данной формы имеется доступ к текущему действию.

Если у формы имеются вложенные формы, в блоке Переходы на другие формы, вы можете прикреплять доступы к действиям кнопок, нажав на кнопку Далее