# Шаг 1. Создание орг. структуры **Организационная структура** - иерархия компании, подразумевающая взаимосвязь сотрудников и распределение ответственности, прав и обязанностей. Структура построения основывается на открытии **Организации** для ведения всей вашей деятельности в системе. **Организация** — подразделение юридического лица, осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Организации (филиалы) наделяют имуществом, создавшее их юридическое лицо, и действует они на основании утверждённых им положений. **Физические лица** - сотрудники вашей Организации, имеющие доступ к [системе](https://smartup.online/). **Штат или штатная единица** — это постоянный состав сотрудников организации, предприятия. Штаты дают возможность обозначать объем просматриваемой пользователем информации (только свою, своей группы или всей организации). **Пользователь** - сотрудник или же лицо, которое имеет учетные данные (логин и пароль) для входа в [систему](https://smartup.online/login.html). **Роль** - сущность, чаще всего определяется как позиция вашей штатной единицы, за которой могут закрепляться различного рода доступы в системе. #### С чего начать создание орг. структуры? 1. Вы, являясь администратором системы, должны будете войти под своими учетными данными в [систему](https://smartup.online/login.html), где учетные данные *администратора* будут выданы, после покупки Лицензий. 2. После входа в систему, вам необходимо будет [создать Организацию](#kak-sozdat-organizaciyu), для того чтобы, в дальнейшем, вести учет всех данных в своей Организации 3. Как только вы создали Организацию, вам будет необходимо добавить сотрудников, которые работают в вашей Организации, а также распределить соответствующую ответственность каждого и выдать необходимые доступы для того чтобы они также могли начать пользоваться системой {% hint style="info" %} Предисловие: * Создание и настройка сущностей ведется вашим администратором системы. * Администратор системы с логином `admin` не может производить никакие транзакции (*проводки*) в системе. Проводки подразумевают формы создания или изменения сущностей с кнопкой **Провести,** где данная кнопка дает возможность проводить транзакцию в системе. Ниже приведен пример формы с кнопкой **Провести**. ![](https://629461470-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FOadxrHqM4qHXVUbgTK1a%2Fuploads%2Fpsn8o8dbtrm4Fmbo7Qnr%2Fimage.png?alt=media\&token=58b1f3e2-e9d5-4610-ac16-bffcb8a4f8f1) {% endhint %} ## Организация **Организация** — это самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, не имеющий в своем составе других юридических лиц, который осуществляет торговую и/или производственную деятельность и связанные с ней услуги. #### Как создать Организацию? * Перейдите в меню **Главное -> Организации -> Создать**
* В открывшейся форме, заполните данные: Обязательные поля для заполнения: * **Организация** - название вашей Организации * **Базовая валюта** - валюта, с которой работает ваша Организация * **Юридическое лицо** - лицо, на которое была оформлена ваша Организация. Для [добавления юридического лица](#kak-dobavit-yuridicheskoe-lico-v-forme-sozdaniya-organizacii) в текущей форме нажмите на кнопку **Добавить** Опциональные поля для заполнения: * **Часовой пояс** - временная зона, по которой работает ваше местное время * **Порядковый номер** - номер, который указывается для последовательности расположения Организаций в списке всех Организаций Флаги: * **Статус** - состояние текущей сущности. Принимает два значения: * Активный - статус, при котором сущность функционирует * Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует * **НДС** - косвенный налог изъятия в бюджет государства части добавленной стоимости товара, работы или услуги. Принимает два значения: * Является плательщиком НДС - случай, когда ваша Организация платит налог. При выборе текущего флага вам также будет необходимо указать **Ставку НДС (%)** * Не является плательщиком НДС - случай, когда ваша Организация не платит налог * **Акциз** - косвенный налог, налагаемый в момент производства на товары массового потребления внутри страны. Принимает два значения: * Ставка акциза (%) - процентная сумма косвенного налога * Счет акцизной дебиторской задолженности - счет, по которому будет вестись учет акцизного налога Проверьте все введенные данные и нажмите на кнопку **Сохранить** #### Как добавить Юридическое лицо в форме создания Организации? После того как вы нажали на кнопку **Добавить** в форме создания Организации, откроется форма создания юридического лица. При создании юридического лица для организации, вам достаточно заполнить следующие данные: Обязательные поля для заполнения: * **Полное название** - название вашего юридического лица Опциональные поля для заполнения: * **ИНН** - Идентификационный номер налогоплательщика, в вашем случае, вашего юридического лица {% hint style="info" %} Впишите свой ИНН и нажмите на кнопку **Поиск**, после чего вся информация о вашем юридическом лице будет перенесена в соответствующие поля текущей формы. {% endhint %} * **Расчетный счет** - ваша учетная запись в банке для учета всех ваших денежных операциях в нашей системе {% hint style="info" %} Все остальные поля в форме **Юридическое лицо (создание)** могут быть заполнены опционально. {% endhint %} * После заполнения данных нажмите на кнопку **Сохранить** {% hint style="info" %} После того как вы создали Организацию вам нужно будет в нее войти, для того чтобы начать вести учет данных в вашей собственной Организации. Для того чтобы войти в свою Организацию, после ее создания, обновите страницу (**F5** - горячая клавиша обновления страницы в браузере Google Chrome) и в правом верхнем углу нажмите на кнопку **Администрирование** и выберите из списка ранее созданную Организацию. Ниже в гиф анимации показан пример: ![](https://629461470-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2FOadxrHqM4qHXVUbgTK1a%2Fuploads%2FfkXVOhGS8bkkZCP4uuai%2Fchrome_w43znZE6Z5.gif?alt=media\&token=364e0fc2-1311-4956-80e2-c5b6d0d30ecb) {% endhint %} {% hint style="success" %} Поздравляем, вы успешно настроили вашу Организацию. Следующим пунктом для завершения текущего шага, вам необходимо настроить Рабочую силу. {% endhint %} ## Рабочая сила **Рабочая сила** или же **рабочий персонал** - сущности, которые являются неотъемлемой частью Орг. структуры вашей Организации. Рабочая сила в нашей системе вбирает в себя такие сущности: * [Физические лица](#fizicheskie-lica) * [Штат](#shtat) * [Пользователи](#polzovateli) * [Роли](#roli) {% hint style="info" %} Настройка каждой из сущностей является уникальной, но в большинстве случаев, в связи с тем что система больше нацелена на сектор *автоматизации оптовой и розничной торговли*, работа с вышеуказанными сущностями будет похожей. {% endhint %} ### Физические лица **Физические лица** - это сотрудники, работающие в вашей Организации. Физическими лицами могут также выступать ваши **Поставщики и Клиенты**. Для того чтобы вести их учет, вам необходимо занести список всех физических лиц в систему. Занести список физических лиц можно, либо добавляя в систему каждое физическое лицо вручную, либо же импортировать список всех ваших физических лиц в систему. {% hint style="success" %} При первом запуске системы, лучше всего выбрать метод импорта всех данных о физических лицах, так как данный процесс займет меньше времени. {% endhint %} {% hint style="info" %} Если у вас имеются несколько Организаций, добавление физических лиц лучше осуществлять на уровне **Администрирования,** так как добавив всех сотрудников всех организаций, далее перейдя в нужную из Организаций, вы сможете прикрепить необходимых сотрудников к соответствующей Организации. * Подробности о разделении понятий **Администрирование и Организации**, вы можете получить, перейдя по ссылке. {% endhint %} #### Как внести список всех необходимых физических лиц (сотрудников) в систему при помощи импорта? * Перейдите в меню **Справочники -> Физические лица -> Импорт**
* В открывшейся форме, нажмите на кнопку **Шаблон**, для того чтобы скачать файл для заполнения данных о ваших сотрудниках
* Откройте скачанный шаблон и заполните необходимые данные Обязательные поля для заполнения: * Имя - имя вашего сотрудника {% hint style="warning" %} Важно! * При внесении данных о ваших сотрудниках в таблицу Excel, оставьте колонку **ИД контрагента** пустой. * Поле **Пол** - принимает только два значения **M** и **F,** где: * *M - Male* (мужской) * *F - Female* (женский) {% endhint %} * Загрузите файл с данными в систему, для этого нажмите на кнопку **Перетащите файл сюда или кликните для выбора файл** * Нажмите на кнопку **Загрузить и Сохранить,** после чего в списке всех физических лиц у вас появятся все ваши сотрудники, внесенные вами в таблице **Excel** ### Штат **Штат или штатная единица** — это постоянный состав сотрудников организации, предприятия. Штаты дают возможность обозначать объем просматриваемой пользователем информации (только свою, своей группы или всей организации). После добавления ваших сотрудников (физических лиц) в систему, вам нужно будет настроить штатные единицы. Настройка штата подразумевает: 1. [Создание штата](#kak-sozdat-shtat) 2. [Выдача доступов к формам](#vydacha-dostupov-k-formam) #### Как создать штат? {% hint style="warning" %} Важно! Штат создается только на уровне **Организации**! {% endhint %} Перейдите в меню **Справочники -> Штат -> Создать**
* В открывшейся форме, заполните поля: Обязательные поля для заполнения: * **Название** - наименование вашего штата. {% hint style="success" %} Зачастую, чтобы легче было работать с наименованиями, лучше всего указывать название вашего штата как название позиции вашей роли. Например, если у вас имеется роль с названием **Экспедитор**, то штат можно будет назвать как **Экспедитор 1-го разряда**. Для более точной информации, можно добавлять в название штата, название вашей рабочей зоны. {% endhint %} Опциональные поля для заполнения: * **Код** - уникальный код, который используется для поиска текущего штата в списке всех доступных штатов. Также данное поле служит ключом для идентификации штатов при интеграции с внешними системами * **Роли** - сущность, за которой закрепляются определенного рода доступы. В данной форме, вы можете указать уже имеющуюся системную роль (*например, торговый представитель, мерчандайзер и т.д.*) {% hint style="info" %} Для удобства, вы сразу можете закреплять определенную роль за штатом, что даст возможность данному штату доступ к определенным формам. {% endhint %} * **Пользователь** - сотрудник, который имеет учетные данные для входа в систему. В данной форме, так как вы еще не создавали пользователя, данный пункт пропускается. * **Рабочие зоны** - рабочая территория сотрудников, которая служит для разделения всех рабочих процессов по реализации товаров. В данной форме, вы можете закрепить текущий штат за несколькими рабочими зонами. * **Руководитель** - ответственное лицо за текущим штатом. Флаги: * **Статус** - состояние текущей сущности. Принимает два значения: * Активный - статус, при котором сущность функционирует * Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует * После заполнения необходимых данных, нажмите на кнопку **Сохранить** {% hint style="info" %} Пример, при создании штата с ролью **Экспедитор**, обычно прикрепляют к нескольким рабочим зонам, так как экспедиторы могут выезжать в различные торговые точки, расположенные в различных рабочих зонах. {% endhint %} #### Выдача доступов к формам Штатам выдается доступ к формам для того, чтобы открыть доступ к определенному количеству форм. * В форме Штаты, кликните на ранее созданный вами штат и нажмите на кнопку **Доступ к формам**
* В открывшейся форме, вам будут доступны наименования форм в колонке **Название**, для которых вы можете выдать доступ вашим штатам на работу с текущими формами. * Колонка **Показать все -** в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается полный доступ на возможность просматривать все документы выбранной формы для текущего штата. * Колонка **Показать данные по рабочим зонам** - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается доступ на возможность просматривать формы, которые были закреплены за рабочими зонами, за которой также был закреплен текущий штат. * Колонка **Показать мои данные** - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается доступ на возможность просматривать документы текущей формы, доступные только для текущего штата. * По завершению выдачи доступов, нажмите на кнопку **Сохранить** {% hint style="info" %} Штату с ролью **Оператор**, желательно открыть доступ на просмотр всех форм, так как оператор в вашей системе должен постоянно работать с различными рода документами. {% endhint %} {% hint style="success" %} Пункт **Показать данные по рабочим зонам** выбирается в том случае, когда вы хотите выдать доступ оператору, которому должна быть доступна информацию только одной рабочей зоны. {% endhint %} ### Пользователи **Пользователь** - сотрудник, который входит в вашу систему под учетными данными. Как только были созданы соответствующие пользователи (*логин и пароль*), сотрудники смогут войти под своими учетными данными. #### Как создать пользователя? * Перейдите в меню **Главное -> Пользователи -> Создать**
* В открывшейся форме, вам достаточно будет заполнить следующие поля Обязательные поля для заполнения: * **Ф.И.О.** - фамилия, имя и отчество пользователя * **Физическое лицо** - сотрудник, который был добавлен в систему путем импорта, в самом начале текущей статьи. То есть, физическое лицо, будет закреплено за текущим пользователем системы. * **Логин** - логин для авторизации в системе * **Пароль** - пароль для авторизации в системе * **Штат** - позиция, на которую будет определен текущий пользователь. Опциональные поля для заполнения: * **Код -** уникальный код, который используется для поиска текущего пользователя в списке всех доступных пользователей. Также данное поле служит ключом для идентификации пользователей при интеграции с внешними системами * **Руководитель** - ответственное лицо, которое будет отвечать за текущего пользователя * **Часовой** пояс - временная зона, в которой будет работать текущий пользователь * **Email -** почтовый ящик Флаги: * **Пол** - половой признак пользователя. Принимает два значения: * Мужской * Женский * **Статус** - состояние текущей сущности. Принимает два значения: * Активный - статус, при котором сущность функционирует * Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует а также поля: * **Логин пользователя e-factura -** логин для доступа в систему [**Faktura.uz**](https://faktura.uz/) * **Пароль пользователя e-factura -** пароль для доступа в систему [**Faktura.uz**](https://faktura.uz/) {% hint style="info" %} [Faktura.uz](https://faktura.uz/) - сервис, при помощи которого вы можете вести свой документооборот в системе. Имея доступ к данному сервису, вы сможете отправлять счет-фактуры своим клиентам через систему [Smartup X](https://smartup.online/). {% endhint %} * После заполнения необходимых данных нажмите на кнопку **Сохранить** ### Роли **Роль** - сущность, за которой могут закрепляться различного рода доступы в системе. По умолчанию, в системе уже имеются роли. Наличие прикрепленных ролей к штату или пользователю недостаточно, так как вам также нужно будет настроить необходимые доступы для каждой из роли, для того чтобы разграничить доступы. #### Выдача доступов для ролей Выдача доступов для ролей нужна для того, чтобы пользователи, за которыми закреплены роли, могли выполнять определенные действия в системе. Доступы выдаются для возможности выполнять операции или же возможности просматривать определенные формы с дальнейшей настройкой действий кнопок. {% tabs %} {% tab title="Доступ на выполнение операций" %} Для того чтобы выдать доступ для определенной роли на возможность выполнять определенные операции (*оформлять заказ, отслеживать пользователей и т.д.*): * Перейдите в меню **Главное -> Пользователи -> Роли**
* В открывшейся форме кликните на роль, для которой хотите настроить доступ, и нажмите на кнопку **Изменить**
* Затем, переводите положение тумблера в положение **да** для тех форм, для которых хотите открыть доступ на выполнение соответствующих операций. {% hint style="success" %} Например, если вы хотите выдать доступ роли **Экспедитор** возможность выполнять доставку, то вам нужно переключить положение тумблера в положение да напротив поля **Доставка.** Ниже, в гиф анимации показан пример выполнения {% endhint %}
* После выдачи необходимых доступов нажмите на кнопку **Сохранить** {% endtab %} {% tab title="Доступ на просмотр и на действия кнопок" %} Для того чтобы выдать доступ для определенной роли на возможность просматривать нужные формы, а также выдавать доступ на выполнение определенных действий (*нажатие кнопок*) * Перейдите в меню **Главное -> Пользователи -> Роли**
* В открывшейся форме кликните на роль, для которой хотите настроить доступ, и нажмите на кнопку **Прикрепление -> Прикрепление доступов**
{% hint style="info" %} Вам будут доступны пункты **Прикрепленные и Доступные**, в которых буду располагаться список прикрепленных и доступных форм для прикрепления к текущей роли соответственно {% endhint %} * Перейдите в пункт **Доступные**. кликните на форму, которую хотите прикрепить и нажмите на кнопку **Прикрепить**
* После прикрепления данной формы, вам необходимо будет выдать доступ к действиям кнопок, для этого, уже в пункте **Прикрепленные**, кликните на форму и нажмите на кнопку **Далее**
* В открывшейся форме вам нужно будет выдать доступ на возможность выполнять определенные действия с текущей формой. Кликните на кнопку, для того чтобы активировать доступ к действию или же установить флаг напротив формы
{% hint style="info" %} Если кнопка подсвечивается Зеленым цветом, то у данной формы имеется доступ к текущему действию. {% endhint %} {% hint style="info" %} Если у формы имеются вложенные формы, в блоке **Переходы на другие формы**, вы можете прикреплять доступы к действиям кнопок, нажав на кнопку **Далее** {% endhint %} * Как только вы настроили необходимые доступы к действиям кнопок, нажмите на кнопку **Сохранить** {% endtab %} {% endtabs %} {% hint style="success" %} Поздравляем! Вы завершили первый шаг быстрого старта. [Перейти в следующему шагу](https://greenwhite.gitbook.io/smartup/kratkii-obzor/bystryi-start/shag-2.-napolnenie-spravochnikov). {% endhint %}