Шаг 1. Создание орг. структуры
Last updated
Last updated
Организационная структура - иерархия компании, подразумевающая взаимосвязь сотрудников и распределение ответственности, прав и обязанностей. Структура построения основывается на открытии Организации для ведения всей вашей деятельности в системе.
Организация — подразделение юридического лица, осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Организации (филиалы) наделяют имуществом, создавшее их юридическое лицо, и действует они на основании утверждённых им положений.
Физические лица - сотрудники вашей Организации, имеющие доступ к .
Штат или штатная единица — это постоянный состав сотрудников организации, предприятия. Штаты дают возможность обозначать объем просматриваемой пользователем информации (только свою, своей группы или всей организации).
Пользователь - сотрудник или же лицо, которое имеет учетные данные (логин и пароль) для входа в .
Роль - сущность, чаще всего определяется как позиция вашей штатной единицы, за которой могут закрепляться различного рода доступы в системе.
Вы, являясь администратором системы, должны будете войти под своими учетными данными в , где учетные данные администратора будут выданы, после покупки Лицензий.
После входа в систему, вам необходимо будет , для того чтобы, в дальнейшем, вести учет всех данных в своей Организации
Как только вы создали Организацию, вам будет необходимо добавить сотрудников, которые работают в вашей Организации, а также распределить соответствующую ответственность каждого и выдать необходимые доступы для того чтобы они также могли начать пользоваться системой
Организация — это самостоятельный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, не имеющий в своем составе других юридических лиц, который осуществляет торговую и/или производственную деятельность и связанные с ней услуги.
Перейдите в меню Главное -> Организации -> Создать
В открывшейся форме, заполните данные:
Обязательные поля для заполнения:
Организация - название вашей Организации
Базовая валюта - валюта, с которой работает ваша Организация
Опциональные поля для заполнения:
Часовой пояс - временная зона, по которой работает ваше местное время
Порядковый номер - номер, который указывается для последовательности расположения Организаций в списке всех Организаций
Флаги:
Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
Активный - статус, при котором сущность функционирует
Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует
НДС - косвенный налог изъятия в бюджет государства части добавленной стоимости товара, работы или услуги. Принимает два значения:
Является плательщиком НДС - случай, когда ваша Организация платит налог. При выборе текущего флага вам также будет необходимо указать Ставку НДС (%)
Не является плательщиком НДС - случай, когда ваша Организация не платит налог
Акциз - косвенный налог, налагаемый в момент производства на товары массового потребления внутри страны. Принимает два значения:
Ставка акциза (%) - процентная сумма косвенного налога
Счет акцизной дебиторской задолженности - счет, по которому будет вестись учет акцизного налога
Проверьте все введенные данные и нажмите на кнопку Сохранить
После того как вы нажали на кнопку Добавить в форме создания Организации, откроется форма создания юридического лица. При создании юридического лица для организации, вам достаточно заполнить следующие данные:
Обязательные поля для заполнения:
Полное название - название вашего юридического лица
Опциональные поля для заполнения:
ИНН - Идентификационный номер налогоплательщика, в вашем случае, вашего юридического лица
Расчетный счет - ваша учетная запись в банке для учета всех ваших денежных операциях в нашей системе
После заполнения данных нажмите на кнопку Сохранить
Поздравляем, вы успешно настроили вашу Организацию. Следующим пунктом для завершения текущего шага, вам необходимо настроить Рабочую силу.
Рабочая сила или же рабочий персонал - сущности, которые являются неотъемлемой частью Орг. структуры вашей Организации. Рабочая сила в нашей системе вбирает в себя такие сущности:
Физические лица - это сотрудники, работающие в вашей Организации. Физическими лицами могут также выступать ваши Поставщики и Клиенты. Для того чтобы вести их учет, вам необходимо занести список всех физических лиц в систему.
Занести список физических лиц можно, либо добавляя в систему каждое физическое лицо вручную, либо же импортировать список всех ваших физических лиц в систему.
При первом запуске системы, лучше всего выбрать метод импорта всех данных о физических лицах, так как данный процесс займет меньше времени.
Перейдите в меню Справочники -> Физические лица -> Импорт
В открывшейся форме, нажмите на кнопку Шаблон, для того чтобы скачать файл для заполнения данных о ваших сотрудниках
Откройте скачанный шаблон и заполните необходимые данные
Обязательные поля для заполнения:
Имя - имя вашего сотрудника
Важно!
При внесении данных о ваших сотрудниках в таблицу Excel, оставьте колонку ИД контрагента пустой.
Поле Пол - принимает только два значения M и F, где:
M - Male (мужской)
F - Female (женский)
Загрузите файл с данными в систему, для этого нажмите на кнопку Перетащите файл сюда или кликните для выбора файл
Нажмите на кнопку Загрузить и Сохранить, после чего в списке всех физических лиц у вас появятся все ваши сотрудники, внесенные вами в таблице Excel
Штат или штатная единица — это постоянный состав сотрудников организации, предприятия. Штаты дают возможность обозначать объем просматриваемой пользователем информации (только свою, своей группы или всей организации).
После добавления ваших сотрудников (физических лиц) в систему, вам нужно будет настроить штатные единицы. Настройка штата подразумевает:
Важно! Штат создается только на уровне Организации!
Перейдите в меню Справочники -> Штат -> Создать
В открывшейся форме, заполните поля:
Обязательные поля для заполнения:
Название - наименование вашего штата.
Зачастую, чтобы легче было работать с наименованиями, лучше всего указывать название вашего штата как название позиции вашей роли. Например, если у вас имеется роль с названием Экспедитор, то штат можно будет назвать как Экспедитор 1-го разряда. Для более точной информации, можно добавлять в название штата, название вашей рабочей зоны.
Опциональные поля для заполнения:
Код - уникальный код, который используется для поиска текущего штата в списке всех доступных штатов. Также данное поле служит ключом для идентификации штатов при интеграции с внешними системами
Роли - сущность, за которой закрепляются определенного рода доступы. В данной форме, вы можете указать уже имеющуюся системную роль (например, торговый представитель, мерчандайзер и т.д.)
Пользователь - сотрудник, который имеет учетные данные для входа в систему. В данной форме, так как вы еще не создавали пользователя, данный пункт пропускается.
Рабочие зоны - рабочая территория сотрудников, которая служит для разделения всех рабочих процессов по реализации товаров. В данной форме, вы можете закрепить текущий штат за несколькими рабочими зонами.
Руководитель - ответственное лицо за текущим штатом.
Флаги:
Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
Активный - статус, при котором сущность функционирует
Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует
После заполнения необходимых данных, нажмите на кнопку Сохранить
Штатам выдается доступ к формам для того, чтобы открыть доступ к определенному количеству форм.
В форме Штаты, кликните на ранее созданный вами штат и нажмите на кнопку Доступ к формам
В открывшейся форме, вам будут доступны наименования форм в колонке Название, для которых вы можете выдать доступ вашим штатам на работу с текущими формами.
Колонка Показать все - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается полный доступ на возможность просматривать все документы выбранной формы для текущего штата.
Колонка Показать данные по рабочим зонам - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается доступ на возможность просматривать формы, которые были закреплены за рабочими зонами, за которой также был закреплен текущий штат.
Колонка Показать мои данные - в данной колонке, напротив каждой из форм, при выборе, открывается доступ на возможность просматривать документы текущей формы, доступные только для текущего штата.
По завершению выдачи доступов, нажмите на кнопку Сохранить
Пункт Показать данные по рабочим зонам выбирается в том случае, когда вы хотите выдать доступ оператору, которому должна быть доступна информацию только одной рабочей зоны.
Пользователь - сотрудник, который входит в вашу систему под учетными данными.
Как только были созданы соответствующие пользователи (логин и пароль), сотрудники смогут войти под своими учетными данными.
Перейдите в меню Главное -> Пользователи -> Создать
В открывшейся форме, вам достаточно будет заполнить следующие поля
Обязательные поля для заполнения:
Ф.И.О. - фамилия, имя и отчество пользователя
Физическое лицо - сотрудник, который был добавлен в систему путем импорта, в самом начале текущей статьи. То есть, физическое лицо, будет закреплено за текущим пользователем системы.
Логин - логин для авторизации в системе
Пароль - пароль для авторизации в системе
Штат - позиция, на которую будет определен текущий пользователь.
Опциональные поля для заполнения:
Код - уникальный код, который используется для поиска текущего пользователя в списке всех доступных пользователей. Также данное поле служит ключом для идентификации пользователей при интеграции с внешними системами
Руководитель - ответственное лицо, которое будет отвечать за текущего пользователя
Часовой пояс - временная зона, в которой будет работать текущий пользователь
Email - почтовый ящик
Флаги:
Пол - половой признак пользователя. Принимает два значения:
Мужской
Женский
Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
Активный - статус, при котором сущность функционирует
Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует
а также поля:
После заполнения необходимых данных нажмите на кнопку Сохранить
Роль - сущность, за которой могут закрепляться различного рода доступы в системе. По умолчанию, в системе уже имеются роли. Наличие прикрепленных ролей к штату или пользователю недостаточно, так как вам также нужно будет настроить необходимые доступы для каждой из роли, для того чтобы разграничить доступы.
Выдача доступов для ролей нужна для того, чтобы пользователи, за которыми закреплены роли, могли выполнять определенные действия в системе. Доступы выдаются для возможности выполнять операции или же возможности просматривать определенные формы с дальнейшей настройкой действий кнопок.
Для того чтобы выдать доступ для определенной роли на возможность выполнять определенные операции (оформлять заказ, отслеживать пользователей и т.д.):
Перейдите в меню Главное -> Пользователи -> Роли
В открывшейся форме кликните на роль, для которой хотите настроить доступ, и нажмите на кнопку Изменить
Затем, переводите положение тумблера в положение да для тех форм, для которых хотите открыть доступ на выполнение соответствующих операций.
Например, если вы хотите выдать доступ роли Экспедитор возможность выполнять доставку, то вам нужно переключить положение тумблера в положение да напротив поля Доставка. Ниже, в гиф анимации показан пример выполнения
После выдачи необходимых доступов нажмите на кнопку Сохранить
Юридическое лицо - лицо, на которое была оформлена ваша Организация. Для в текущей форме нажмите на кнопку Добавить
Логин пользователя e-factura - логин для доступа в систему
Пароль пользователя e-factura - пароль для доступа в систему
- сервис, при помощи которого вы можете вести свой документооборот в системе. Имея доступ к данному сервису, вы сможете отправлять счет-фактуры своим клиентам через систему .
Поздравляем! Вы завершили первый шаг быстрого старта. .
