Шаг 2. Наполнение справочников

Наполнение справочников - процесс, в течение которого вам необходимо будет заполнить информацию о различных сущностях (объектах), которые выступают в роли прикладных конфигураторов в вашей системе.

Для наполнения справочников вам нужно:

ТМЦ

ТМЦ - товарно-материальные ценности вашей Организации. Товарно-материальными ценностями могут выступать следующие сущности: товар, сырье, продукция или же рекламное оборудование.

Подробности о понятиях товарно-материальных ценностях вы можете найти в нашем глоссарии.

Наполнение справочников ТМЦ является первым пунктом, так как вы или же ваша Организация точно должна знать продажей какого вида товаров она занимается. Также, добавление товаров в систему является первой, потому что все дальнейшие действия с товаром (установка цен на товар, продажа, закуп) напрямую зависит от ее присутствия в системе.

При первом запуске системы, лучше всего выбрать метод импорта всех данных о ТМЦ, так как данный процесс займет меньше времени.

Как внести список всех необходимых ТМЦ(товаров) в систему при помощи импорта?

Импортирование ТМЦ доступно лишь на уровне Администрирования!

Перейдите в меню Справочники -> ТМЦ -> Импорт

В открывшейся форме, нажмите на кнопку Шаблон, для того чтобы скачать файл для заполнения данных о ТМЦ

Откройте скачанный шаблон и заполните данные

Обязательные поля для заполнения:

Название - наименование вашей ТМЦ
Ед. изм. - единица измерения текущей ТМЦ. Если ваша продукция продается штучно, то в текущей колонке вам нужно указать шт
Товар, Продукция, Сырье, Рекламное оборудование - в одной из текущих колонок укажите значение Y для соответствующего типа ТМЦ

Если у вашей продукции имеются определенные характеристики (группы, категории) вы можете заполнить соответствующие колонки. Например, у вас есть продукция с названием Кофе, ваше кофе также является зерновым, то в колонку Группа, вы можете вписать Зерновые, тем самым определите, что данный тип кофе относится к зерновым.

Остальные поля заполняются выборочно, исходя из ваших потребностей.

Загрузите файл с данными в систему, для этого нажмите на кнопку Перетащите файл сюда или кликните для выбора файл
Нажмите на кнопку Загрузить и Сохранить, после чего в списке всех ТМЦ у вас появятся все ваши товары, внесенные вами в таблице Excel

Как только вы внесли все необходимые товары, вам необходимо будет разбить ваши товары по портфелям, за которым будут закреплены соответствующие ТМЦ. Разбиение товаров по портфелям необходимо для того, чтобы:

Разграничить доступность товаров между вашими пользователями(торговыми представителями)
Разграничить использование товаров между несколькими Организациями.

В системе, портфели обозначаются как Наборы ТМЦ.

Как разбить товары по наборам ТМЦ?

Для того чтобы разбить товары по наборам, вам необходимо будет:

Создание наборов

Перейдите в меню Справочники -> ТМЦ -> Наборы ТМЦ -> Создать

В открывшейся форме, заполните поля:

Обязательные поля для заполнения:

Название - наименование вашего набора

Опциональные поля для заполнения:

Код - уникальный код, который используется для поиска текущего набора в списке всех доступных наборов. Также данное поле служит ключом для идентификации наборов при интеграции с внешними системами

Флаги:

Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
- Активный - статус, при котором сущность функционирует
- Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует

Прикрепление ТМЦ к набору

В форме Наборы ТМЦ кликните на ранее созданные набор и нажмите на кнопку Прикрепить

В открывшейся форме, перейдите в пункт Доступные, выберите необходимые ТМЦ и нажмите на кнопку Прикрепить

Прикрепление наборов к Организации

Перейдите в свою Организацию, далее, перейдите в меню Справочники -> ТМЦ -> Наборы ТМЦ -> Прикрепление

Затем, выберите нужные наборы ТМЦ, которые будут использоваться в текущей Организации. Для этого, кликните на набор и нажмите на кнопку Прикрепить

Как только были прикреплены соответствующие наборы, в списке всех ТМЦ должны появиться ваши товары. На этом первый пункт по наполнению справочников завершен.

Типы цен и оплат

В этом шаге, после того как вы добавили все ТМЦ, вам нужно будет настроить типы цен и оплат для внесенных вами товаров. Для этого, вам нужно:

1. Настройка цен

Настройка цен подразумевает:

Создание цены

Перейдите в меню Справочники -> Цены -> Создать

В открывшейся форме, заполните данные:

Обязательные поля для заполнения:

Название - наименование вашей цены
Валюта - валюта, в которой будет продаваться ваш товар

Остальные поля заполняются опционально, исходя из ваших потребностей. Подробности о создании цен, вы можете найти, перейдя по ссылке.

Проверьте все данные и нажмите на кнопку Сохранить

Установка цены на товар

В форме Цены, кликните на нужную цену и нажмите на кнопку Установка цен

В открывшейся форме, напротив каждого товара проставьте Цены

Проверьте все данные и нажмите на кнопку Сохранить

2. Прикрепление типов оплат

Типы оплат прикрепляются для того, чтобы в дальнейшей продаже товара иметь возможность получать сумму за проданный товар.

В системе имеются 4 типа оплат: наличные деньги, перечисление, терминал и чековая книжка

Перейдите в меню Справочники -> Цены -> Типы оплат -> Прикрепление

Выберите нужные тип оплат и нажмите на кнопку Прикрепить

При прикреплении определенного типа оплат к цене, то, например, при выборе данной цены при оформлении заказа, в пункте Оплата будет отображаться только типы оплат, закрепленные за текущей ценой.

Как прикрепить определенный тип оплат к цене?

Перейдите в меню Справочники -> Цены

В открывшейся форме кликните на цену, к которой хотите прикрепить нужное количество типов оплат и нажмите на кнопку Прикрепление -> Прикрепление типов оплат

Далее, перейдите в пункт Доступные, выберите тип оплат и нажмите на кнопку Прикрепить

В системе, по умолчанию, имеется 4 типа цен (акция, промо, возврат и передача за баланс), которые могут быть закреплены за Организацией, для того чтобы в Организации была возможность выполнять соответствующие действия.

База контрагентов

База контрагентов - лица, выступающие в роли ваших клиентов и/или поставщиков. Для того чтобы начать производить закуп товаров от поставщиков и продажу товара клиентам, вам необходимо будет внести их в систему.

При первом запуске системы, лучше всего выбрать метод импорта всех данных о клиентах и поставщиках, так как данный процесс займет меньше времени.

Как внести список всех клиентов/поставщиков в систему при помощи импорта?

Перейдите в меню Справочники -> Юридические лица -> Импорт

Переключите положение тумблера Поставщик или Клиент, для того чтобы ввести информацию о ваших поставщиках или клиентах соответственно

В открывшейся форме, нажмите на кнопку Шаблон, для того чтобы скачать файл для заполнения данных о ваших клиентах/поставщиках

Откройте скачанный шаблон и заполните необходимые данные

Обязательные поля для заполнения:

Название - наименование вашего поставщика

Все остальные поля могут быть заполнены опционально.

Загрузите файл с данными в систему, для этого нажмите на кнопку Перетащите файл сюда или кликните для выбора файл
Нажмите на кнопку Загрузить и Сохранить, после чего в списке всех физических лиц у вас появятся все ваши сотрудники, внесенные вами в таблице Excel

Рабочая зона

Рабочая зона - это настраиваемая территория, на которой осуществляются все рабочие процессы. Создавая для каждой территориальной единицы (район/территория/участок) отдельную рабочую зону, Вы получаете инструмент, позволяющий безболезненно выполнять действия по смене и рокировке полевого персонала (торговый представитель/доставщик/мерчандайзер).

Для того чтобы вести учет всех ваших операций в системе, за каждой рабочей зоной, вам необходимо будет закреплять соответствующие сущности, такие как, цены, штат, юр. и физ. лица, акции ... Закрепленные сущности, будут работать только за закрепляемой рабочей зоной.

Например, у вас имеется дистрибьюторская Организация, которая занимается поставкой товаров в торговые точки. Ваши торговые точки расположены в различных районах вашего города. Ваша цель, распределить вашу рабочую силу так, чтобы одни торговые представители могли оформлять заказы в одном Районе, а другие в другом. В этом случае, вам поможет то самое разделение на рабочие зоны, где за каждой рабочей зоной вы можете закрепить необходимый штат (ваши пользователи), который будет иметь только доступ к закрепленной рабочей зоне.

Как настроить рабочую зону?

Настройка рабочей зоны подразумевает ее:

Создание

Перейдите в меню Справочники -> Рабочие зоны -> Создать

В открывшейся форме, заполните поля:

Обязательные поля для заполнения:

Название - наименование вашей рабочей зоны.

Название вашей рабочей зоны должно быть максимально точным, для того чтобы вы могли правильно разграничить ваши рабочие территории.

Пример. Ваша дистрибьюторская Организация находится в Ташкенте, и у вашей организации есть торговые точки, расположенные в разных районах города (Мирзо-Улугбекский район, Шайхантахурский район и т.д.), а также у вас имеются торговые представители, которые посещают текущие торговые точки. В текущей ситуации, правильней будет назвать вашу рабочую зону именами ваших районов.

Опциональные поля для заполнения:

Код - уникальный код, который используется для поиска текущего штата в списке всех доступных штатов. Также данное поле служит ключом для идентификации штатов при интеграции с внешними системами
Тип рабочей зоны - поле, где указывается или же добавляется тип рабочей зоны. Данное понятие подразумевает разделение рабочей зоны на определенные группы.
Порядковый номер - номер, который указывается для последовательности расположения рабочих зон в списке всех Рабочих зон

Флаги:

Статус - состояние текущей сущности. Принимает два значения:
- Активный - статус, при котором сущность функционирует
- Неактивный - статус, при котором сущность не функционирует

Проверьте все данные и нажмите на кнопку Сохранить

Прикрепление сущностей

В текущем блоке вам необходимо будет разграничить доступы для ранее созданных сущностей (наборы ТМЦ, типы цен и оплат, поставщиков и клиентов) и сущностей, которые уже есть в системе (склад и касса).

Перейдите в меню Справочники -> Рабочие зоны

Прикрепление сущностей будет на примере прикрепления Наборов ТМЦ! Все остальные сущности будут прикрепляться аналогичным образом.

В открывшейся форме, перейдите в пункт Наборы ТМЦ -> Доступные, выберите нужные наборы, которые будут закреплены за текущей рабочей зоной, и нажмите на кнопку Прикрепить.

В системе, по умолчанию, имеются склад и касса, если в вашей Организации имеются несколько складов и касс, вам нужно будет добавить их, а потом уже прикрепить к нужной рабочей зоне. Для того чтобы добавить новую кассу/склад в форме прикрепления рабочей зоны, перейдите в пункт Склады/Кассы -> Доступные -> Создать кассу/Создать склад. Затем заполните соответствующие данные.